下面這些要點會幫助你主持的會議更為有效。

一、 會前準備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？


2、確定會議的目的。你試圖達成什么樣的結(jié)果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？


3、準備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。


4、收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。


5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。


6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。


7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制


1、敘述會議的目的。


2、核對并記錄與會者。


3、根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關(guān)與會者的意見。


4、給每一個人表述自己意見的機會。


5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細節(jié)上，應(yīng)及時引導到議題本身。


6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。


7、堅持預(yù)定的時間，不要拖延。


8、在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達成結(jié)論。


9、在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。


10、確定下次會議的議題和時間。

三、會后工作


1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。


2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。